Implémenter Zoho One de bout en bout
Zoho CRM
Zoho Books
Zoho Inventory
Une implémentation Iliade part des opérations d'aujourd'hui : qui fait le devis, qui facture, qui se déplace chez le client, où est le stock. Zoho One est ensuite monté pour ce circuit, pas pour cocher un maximum d'applications.
Le noyau que nous mettons en place
- Zoho CRM pour le pipeline, les comptes, les contacts et les devis.
- Zoho Books pour la facture, l'encaissement et les taxes de vente du Québec, relié au même dossier client.
- Zoho FSM si des techniciens ou des équipes terrain doivent ouvrir un bon de travail et le rattacher au financier.
- Zoho Inventory si vous tenez un stock ou une boutique, pour que la commande et la quantité disponible ne vivent pas dans un autre fichier.
Mandats au temps ou au forfait
Pour une équipe qui vend des projets, pas des tournées terrain, le déploiement suit un autre circuit, déjà livré.
- Pipeline d'opportunités, puis une fiche projet : client, responsable, heures estimées, date voulue, mode horaire ou forfait, statut.
- À l'acceptation, ouverture du projet dans Zoho Projects à partir d'un modèle : phases, tâches, feuilles de temps, alerte si les heures dépassent l'estimé.
- Dossiers Zoho WorkDrive rangés client puis projet, et reliés au dossier pour que les fichiers ne restent pas dans les boîtes courriel.
- Zoho Books : facture en fin de mandat ou par jalons, envoi et relances, calés sur le mode de facturation de la fiche projet.
- Zoho People pour les congés et le pointage. Si la paie reste dans un autre logiciel, les heures s'exportent. Zoho ne devient pas un second service de paie.
- Selon les vagues convenues : Zoho Campaigns, Zoho Expense, Zoho Analytics (heures travaillées contre heures facturées, charge, revenus). Zoho Sign si le devis se signe dans le même circuit.
Pipeline commercial
- Étapes de prospect : nouveau, premier contact, qualification, démonstration, à cultiver, non qualifié, à réengager.
- Un délai de premier contact sur la fiche, pour qu'un prospect ne reste pas sans suite.
- Étapes d'affaire : démonstration approfondie, devis, négociation, facturation, gagné, perdu.
- Vue kanban, courriel et calendrier synchronisés sur la fiche, tableaux de bord limités à ce que le suivi commercial utilise.
Les étapes
- Ateliers sur deux ou trois processus prioritaires, avec les personnes qui les font vraiment.
- Modèle de données : statuts, champs obligatoires, ce qui reste hors Zoho.
- Configuration, puis automatisations natives. Deluge seulement pour la règle que l'écran standard ne couvre pas.
- Reprise des données d'ouverture (clients, produits, soldes utiles), pas un déménagement historique inutile.
- Mise en service, prise en main des équipes, et une période courte de correctifs sur le parcours réel.
La durée dépend du nombre de processus retenus. Le premier échange sert à la fixer. Nous ne promettons pas un délai avant d'avoir vu le circuit devis-facture et, s'il existe, le circuit terrain.